Daugelis įmonių, ieškodamos naujo biuro, vis dar pirmiausia vertina reikalingą plotą ir skaičiuoja darbo erdvei reikalingus kvadratinius metrus. Tačiau žymiai efektyvesnis būdas pasirinkti tinkamą biuro plotą yra skaičiuoti reikalingą darbo vietų skaičių ir kiek jų telpa siūlomose patalpose. Mat efektyviai suplanuoto biuro plotas bus mažesnis, tačiau tenkins visus darbuotojų poreikius, o įmonei leis sutaupyti.

„Higienos normos reikalauja, kad vienai darbo vietai būtų skiriami nemažiau nei 6 kv. m. biuro ploto. Tačiau tai per mažas plotas, jeigu savo biure norite posėdžių salės, virtuvėlės, tyliųjų erdvių, kurioms skirtas plotas taip pat įskaičiuojamas į darbo vietai tenkančius kvadratinius metrus“, – sako Anastasija Pocienė, UAB „Hanner“ komercinio nekilnojamojo turto nuomos vadovė. „Moderni darbo vietų vadyba šiuolaikiniuose biurų pastatuose reiškia itin tankiai planuojamas darbo vietas bendrosiose atvirose erdvėse, kurios papildomos socialinėmis zonomis, privačiomis erdvėmis pokalbiams telefonu, tylos, poilsio ir užsiėmimų kambariais. Į visa tai rekomenduotina atsižvelgti, renkantis biurą ir kuriant jo planą“, – dėmesį atkreipia A. Pocienė. Pasak jos, efektyviausiai biuro erdvė išnaudojama, jeigu darbo vietai tenka 8 – 8,5 kv. m. O neefektyviai naudojamose erdvėse vienai darbo vietai gali tekti ir 20 kv. m. Tai reiškia, kad darbuotojai dirba dideliuose kabinetuose, netaupomi nei nuomos, nei eksploatacijos kaštai.

„Vienas pastarųjų mūsų klientų pavyzdžių puikiai iliustruoja, kad biuro darbo vietų planas yra itin svarbus. 50 darbuotojų bendrovė, dirbusi 500 kv. m., biure, planavo plėtrą – 15 naujų kolegų priėmimą, todėl pradėjo 800 kv. m. biuro ploto paieškas. Bendrovė buvo nusimačiusi, jog be atvirųjų erdvių darbo vietoms, reikalingos ir posėdžių salės, virtuvėlė, patalpos biuro administratorei ir kt. Mes viename iš savo valdomų verslo centrų, „City“, pasiūlėme 500 kv. m. patalpas, kurios ne tik sutalpino padidėjusią komandą, tačiau tenkino ir visus kitus papildomų erdvių reikalavimus. Efektyvus biuro planas leido bendrovei „sutaupyti“ 300 kv. m. ploto nuomos kaštus“, – skaičiuoja „Hanner“ atstovė.

Biuro vieta – darbuotojams ar klientams?

Renkantis biurą, plotas – tik vienas iš vertinimo kriterijų. Nemažiau svarbi paieškose tampa ir biuro vieta. Ją patariama rinktis, atsižvelgiant į tai, ar bendrovė planuoja aptarnauti klientus, ar biuras skirtas tik darbuotojams.

„Jeigu aptarnaujate klientus, patogiausios yra centrinės miesto vietos, žinomi verslo centrai, pirmieji pastatų aukštai. Tačiau verta pagalvoti, ar įmonei reikia nuomotis visą biurui reikalingą plotą pirmame aukšte, ar galima atskirti klientus aptarnaujantį padalinį nuo likusios komandos dalies. Mat įprastai pirmo aukšto nuoma būna brangesnė, todėl skirtingais atvejais, įmonei gali būti finansiškai naudingiau atskirti kliento aptarnavimo padalinį ir įrengti jį pirmame aukšte, o visą biurą įrengti aukštesniuose pastato aukštuose“, – pataria A. Pocienė.

Kiti svarbūs kriterijai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, renkantis biuro vietą yra, ar darbuotojams, klientams bus patogu atvykti viešuoju transportu, kiek arti yra artimiausia viešojo transporto stotelė, taip pat kokios yra automobilių statymo galimybės, ar yra įrengtos saugyklos dviračiams ir t.t.

„Jeigu biure klientai nebus aptarnaujami, tada esminis kriterijus turėtų būti vietos patogumas darbuotojams. Tokiais atvejais, norėdamos geriausiai patenkinti darbuotojų poreikius, įmonės daro vidines apklausas, iš kurių mikrorajonų darbuotojai vyksta į darbą. Priklausomai nuo to, sprendžiama, kuri miesto vieta būtų patogiausia biurui“, – teigia komercinio NT nuomos specialistė.

Dažniausiai pasitaikančios klaidos, renkantis biurą:

• neįvertinama, kiek komanda augs ateityje. Patartina išsinuomoti didesnį plotą negu reikia esamam momentui ir įvertinti perspektyvą, kiek naujų darbo vietų reikės per ateinančius kelerius metus. Taip pat vertėtų pasiteirauti, ar verslo centrų valdytojas turės galimybių staigiai augant komandai pasiūlyti papildomų darbo vietų ir laikinų sprendimų, kol bus parengtos įprastos darbo vietos.
• skaičiuojamas tik aktyviam darbui reikalingas plotas, tačiau pamirštamos tokios pagalbinės patalpos, kaip sandėlis, serverinės ir pan. Visos jos padidina reikalingų kvadratinių metrų kiekį, todėl reikėtų įvertinti kiek ir kokių „darbinių“ patalpų reikės.
• neįvertinama, kiek konkurentų yra įsikūrę šalia arba tame pačiame pastate. Didelė konkurentų koncentracija palengvina darbuotojų migraciją tarp įmonių, todėl dalis bendrovių itin jautriai renkasi savo kaimynus.
• naujo biuro nuomos biudžetas skaičiuojamas, nevertinant papildomų išlaidų. Sudarant naujo biuro nuomos biudžetą, reikėtų skaičiuoti ne tik nuomos mokestį ar eksploatacijai skirtas išlaidas, tačiau ir papildomus kaštus: automobilių stovėjimo aikštelės mokesčius, jeigu įmonė turi skirtingus filialus arba padalinius, kaip pasikeis susisiekimo ir logistikos kaštai tarp filialų, kokie yra persikraustymo kaštai, naujų baldų ir įrangos kaštai. Šį biudžetą patariama skaičiuoti ilgalaikei perspektyvai – bent 5 metams.